Événements : du budget à la billetterie, chaque événement tenu de bout en bout
Fiche d'événement, plan d'actions, budget prévu et réalisé, sponsors, promotion, artistes et intervenants, matériel, buvette, bénévoles et billetterie avec QR code. Pour l'association ou le collectif qui organise des festivals, concerts, tournois ou galas.
Ce qui vous coûte cher aujourd'hui
Le budget se découvre après la fête
Cachets, location de matériel, boissons : les dépenses s'additionnent sans qu'on sache si l'événement est rentable.
Les sponsors promis, jamais relancés
Qui a été sollicité ? Qui a dit oui ? Quelles contreparties ? Tout est dans la tête d'une personne.
Des billets impossibles à contrôler
Billets papier recopiés, entrées non comptées, caisse qui ne tombe pas juste.
Matériel, bénévoles et artistes à coordonner
Qui apporte la sono ? Qui tient la buvette à 18 h ? L'artiste a-t-il signé ?
Ce que Khot fait pour vous
- Une fiche par événement : Date, lieu, plan d'actions, équipe : tout l'événement au même endroit, avec les tâches de chacun.
- Budget prévu et réalisé : Les postes saisis et ceux recalculés depuis les sponsors, artistes, matériel, promotion, buvette et bénévoles. L'écart se voit tout de suite.
- Sponsors et partenaires : Demandes envoyées, réponses, contreparties promises et montants reçus : le suivi des partenariats est tracé.
- Artistes, intervenants et matériel : Invitation, contrat, conditions et cachets ; besoins en matériel, location ou achat, listing et coûts.
- Buvette, restauration et bénévoles : Achats, ventes et préparation de la buvette, personnel et bénévoles avec leurs créneaux.
- Billetterie avec QR code : Tarifs, billets avec QR code envoyés au client, contrôle d'accès à l'entrée, plan de salle et caisse de l'événement.
- Contrat de l'artiste principal à faire signer
- Relance de 3 sponsors sans réponse depuis 7 jours
- Planning des bénévoles de la buvette : 2 créneaux à pourvoir
Les modules utilisés
Le pack de votre métier, sur la base commune : chat, tâches et validations, tableaux de bord.
Questions fréquentes
Comment fonctionne la billetterie et le QR code ?
Vous créez les tarifs, le client reçoit son billet avec un QR code. À l'entrée, le contrôle d'accès lit le code et refuse un billet déjà utilisé. Le plan de salle et la caisse de l'événement suivent les ventes.
Peut-on suivre les sponsors ?
Oui. Chaque sponsor a sa demande, sa réponse, ses contreparties et ses montants. Les partenariats sans réponse ressortent pour être relancés.
Faut-il être une association ?
Le pack Événements s'appuie sur le pack Associations (adhérents, commissions, projets, agenda). Un collectif ou une structure qui organise des événements l'utilise de la même façon.
Y a-t-il une démo ?
Oui : le Festival des Saveurs du Wouri, un événement fictif avec son budget, ses sponsors, ses artistes, sa buvette, ses bénévoles et sa billetterie. Les données sont remises à zéro chaque nuit.
Voyez-le avec vos yeux
Essayez la démo événements. Un conseiller peut aussi vous la présenter.
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